Wenn wir mit Ihnen in einer Besprechung sitzen, schreiben wir mit – seit einiger Zeit mit technischer Unterstützung. Diese Seite erklärt, was dabei geschieht und was ausdrücklich nicht geschieht, damit Sie entscheiden können, ob Sie einverstanden sind.
Kurz gesagt
- Kein Ton wird aufgezeichnet. Es entsteht zu keinem Zeitpunkt eine Audiodatei.
- Keine Stimmen werden erkannt oder miteinander verglichen.
- Kein Wortbeitrag wird einer Person zugeordnet.
- Nichts verlässt unsere Geräte. Die Spracherkennung läuft lokal, nicht in einer Cloud.
- Ohne Ihr Einverständnis schalten wir ab. Eine Person genügt.
Warum wir mitschreiben
Aus Besprechungen entstehen Entscheidungen, Zusagen und Aufgaben. Wer sie nicht festhält, verhandelt sie beim nächsten Termin noch einmal. Wer sie von Hand festhält, ist mit dem Notizblock beschäftigt statt mit dem Gespräch. Die maschinelle Mitschrift soll genau dieses Dilemma auflösen – mehr nicht.
Sie ersetzt keine Besprechungsnotiz. Sie liefert den Rohtext, aus dem wir die Notiz schreiben, die Sie anschließend von uns bekommen und der Sie widersprechen können. Das Ergebnis ist die Notiz, nicht der Rohtext.
Drei Festlegungen, die sich nicht nebenbei umschalten lassen
Keine Tonaufzeichnung. Das Mikrofonsignal wird ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet und dabei fortlaufend überschrieben. Es entsteht zu keinem Zeitpunkt eine Audiodatei – auch keine vorübergehende. Es gibt also nichts, was später abgehört, kopiert, weitergegeben oder von dritter Seite angefordert werden könnte.
Keine Stimmerkennung. Es werden keine Stimmprofile gebildet und keine Stimmen abgeglichen, weder innerhalb einer Besprechung noch über mehrere hinweg. Das Programm kann niemanden an der Stimme wiedererkennen.
Keine Zuordnung von Wortbeiträgen. Der Rohtext trägt keine Sprecherkennzeichnung – auch keine scheinbar harmlose wie „Sprecher 1“. Er ist ein fortlaufender Text ohne die Information, wer was gesagt hat.
Diese drei Punkte sind keine Absichtserklärungen, sondern Eigenschaften der eingesetzten Betriebsart. Wir sagen Ihnen nicht zu, eine vorhandene Funktion nicht zu nutzen – die Funktion ist nicht vorhanden. Eine Zusage kann zurückgenommen, umkonfiguriert oder schlicht vergessen werden; eine fehlende Funktion nicht.
Nichts verlässt unsere Geräte
Die Spracherkennung läuft lokal auf dem Rechner der beratenden Person. Weder Ton noch Text werden an einen Cloud-Dienst oder an das Sprachmodell eines Anbieters übertragen. In unseren Projekten geht es regelmäßig um Infrastruktur, Vergaben, Organisationsfragen und um Menschen. So etwas gehört nicht durch fremde Rechenzentren – unabhängig davon, was in deren Nutzungsbedingungen steht.
Was das ausdrücklich nicht bedeutet
Eine Zusage, die mehr verspricht, als sie hält, ist wertlos. Drei Grenzen gehören deshalb dazu:
Inhalte bleiben Inhalte. Fällt in der Besprechung ein Name, steht dieser Name im Text. Die Mitschrift macht die Besprechung nicht anonym; sie verzichtet darauf, Beiträge Personen zuzuordnen.
Zusagen bleiben mit Namen. Aufgaben, Zusagen und Termine halten wir weiterhin mit Verantwortlichem fest. Das ist der Zweck einer Besprechungsnotiz und ändert sich nicht – eine Aufgabenliste ohne Namen wäre keine.
In kleiner Runde bleibt ein Rückschluss möglich. Wer in einer Besprechung mit fünf Personen spricht, kann aus dem Zusammenhang erkennbar bleiben, auch ohne Namen im Text. Der Rohtext ist im Ergebnis zuordnungsfrei, nicht anonym im Rechtssinn.
Was mit dem Text geschieht
Aus dem Rohtext entsteht die Besprechungsnotiz. Sobald diese mit Ihnen abgestimmt ist, löschen wir den Rohtext – spätestens vier Wochen nach der Besprechung. Für die Notiz selbst gelten die Aufbewahrungsregeln des jeweiligen Projekts.
Wenn Ihnen in der Notiz etwas falsch oder verkürzt wiedergegeben erscheint, sagen Sie es uns. Wir korrigieren es – bei einer maschinellen Mitschrift genauso selbstverständlich wie bei einer handschriftlichen, und erfahrungsgemäß genauso nötig.
Ihr Einverständnis
Eine Person, die nicht möchte, genügt – dann bleibt das Programm aus und wir schreiben von Hand. Ohne Begründung, ohne Nachfrage, ohne Nachteil für die Zusammenarbeit.
Sie können Ihr Einverständnis jederzeit zurücknehmen, auch mitten in der Besprechung. Es gilt dann ab diesem Moment nicht mehr; was bis dahin geschrieben wurde, bleibt rechtmäßig erhoben und wird nach den oben genannten Regeln behandelt. Wenn Sie es möchten, löschen wir den Rohtext stattdessen sofort.
Dass das Einverständnis vorlag, halten wir im Kopf der Besprechungsnotiz fest. Mehr an Dokumentation braucht es nicht, und mehr erheben wir dafür auch nicht.
Bei Tagesordnungspunkten, die Personalangelegenheiten, die Bewertung von Personen oder ausdrücklich Vertrauliches berühren, schalten wir von uns aus ab – ohne dass jemand darum bitten muss.
Angaben nach Art. 13 DS-GVO
Verantwortlicher. WE SUCCESS Consulting GmbH, Wachaustr. 11, 70469 Stuttgart, vertreten durch den Geschäftsführer Andreas Pelzner. E-Mail: info@we-success.de.
Zweck. Erstellung der Besprechungsnotiz und Dokumentation unserer Beratungsleistung.
Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO – Ihre Einwilligung. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Verarbeitete Daten. Das gesprochene Wort in Textform, ohne Zuordnung zu Personen; in der Besprechungsnotiz zusätzlich Name und Funktion bei Zusagen, Aufgaben und Terminen.
Nicht verarbeitet. Tonaufzeichnungen, Stimmmerkmale, Sprecherprofile.
Empfänger. Keine. Der Rohtext verlässt unsere Geräte nicht. Die abgestimmte Besprechungsnotiz geht an den im Projekt vereinbarten Verteiler.
Übermittlung in Drittländer. Findet nicht statt.
Speicherdauer. Rohtext bis zur Abstimmung der Besprechungsnotiz, längstens vier Wochen nach der Besprechung. Besprechungsnotiz nach den Aufbewahrungsregeln des jeweiligen Projekts.
Ihre Rechte. Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO).
Beschwerderecht. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, poststelle@lfdi.bwl.de.
Automatisierte Entscheidungen. Finden nicht statt. Der maschinell erzeugte Text wird vor jeder Verwendung von uns gelesen und redigiert.
Stand dieser Seite
Diese Seite hat den Stand Oktober 2026. Ändert sich etwas an der beschriebenen Betriebsart, ändern wir diese Seite – und sagen es Ihnen, bevor wir in Ihrer nächsten Besprechung wieder mitschreiben.